Il GDPR ha modificato ed ampliato il novero delle informazioni da rendere all’interessato, elemento essenziale per garantire un trattamento dei dati corretto e trasparente.
Il tool privacyforhospitality genera le informative rivolte agli interessati per ogni specifica finalità con gli elementi circa l’identità del titolare, la finalità e la modalità del trattamento, etc.
Possono però sorgere alcune questioni, soprattutto in vista dello scadere del termine di prima applicazione del GDPR fissato, lo ricordiamo, al 19 maggio 2019.
Siccome l’informativa è uno degli obblighi principali in materia di privacy, è opportuno fare il puntodella situazione.
1. Le informative rese prima del 25 Maggio 2018
Che fare con le informative rese prima del 25 Maggio 2018?
Il Garante ha evidenziato la necessità che il Titolare del trattamento verifichi la rispondenza delle informative ai nuovi criteri. Un particolare riguardo ai contenuti obbligatori e alle modalità di redazione, in modo da apportare le modifiche o le integrazioni eventualmente necessarie ai sensi del GDPR.
E’ molto probabile che l’informativa fornita prima del 25 maggio 2018 non sia conforme al GDPR e si verifichi quindi la necessità di adeguarla, utilizzando quella contenuta nel tool.
In concreto, la modalità più semplice è quella di usare la nuova informativa per tutti gli interessati.
2. Come rendere correttamente l’informativa: quando e come
L’informativa deve essere resa:
- se i dati sono forniti dall’interessato – come di solito accade -, al momento della raccolta;
- se i dati NON me li fornisce l’interessato, entro un termine ragionevole che non può superare un mese dalla raccolta oppure al momento della comunicazione dei dati.
Può essere fornita con qualsiasi mezzo, anche oralmente, se richiesto dall’interessato: in questocaso, il GDPR richiede che sia comunque comprovata con altri mezzi l’identità dell’interessato.
In pratica è quindi preferibile utilizzare una forma scritta per evitare discussioni: indifferente se cartacea o tramite pagina web/applicazione. Importante che possa darsi la prova di aver fornito le informazioni previste dal GDPR.
Nei casi in cui il Titolare deve semplicemente rendere l’informativa, senza necessità di raccogliere uno specifico consenso dell’interessato. L’informativa può essere resa anche mediante l’apposizione di un cartello affisso all’interno dei locali.
